Politique de confidentialité | Millichamp Mediation

Politique de Protection des Renseignements Personnels

Le présent document constitue la politique officielle de Millichamp Médiation servant à la protection des renseignements personnels de ces mandats, de ces clients et de leurs proches. Ces renseignements ont été obtenus dans le cadre de ses opérations en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et le code de déontologie de l’Ordre des travailleurs sociaux et thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec (OTSTCFQ). Le respect de la vie privée ainsi que la protection des renseignements personnels sont une priorité pour nous et c’est pourquoi la présente Politique vise à vous informer de la façon dont Millichamp Médiation utilise vos renseignements personnels.

Dans cette politique de confidentialité, le terme « Renseignements personnels » désigne toute information liée à une personne identifiable. Une personne est considérée comme étant identifiable lorsque les informations peuvent raisonnablement permettre son identification, que ce soit de manière indépendante ou en conjonction avec d’autres données.

Dans le cadre de nos mandats, il s’avère nécessaire d’obtenir certaines informations privées, personnelles et confidentielles. Il est notre devoir de recueillir strictement les informations nécessaires à l’exécution de nos mandats. Lorsqu’exigé, nous partagerons ces informations avec des collaborateurs tout en répondant aux mêmes exigences légales, déontologiques et morales.

La présente politique a pour but d’exposer aux personnes auprès desquelles Millichamp Médiation collecte des renseignements personnels les éléments suivants et ce, afin de tenir compte des exigences des lois applicables en matière de protection des renseignements personnels auxquelles nous sommes assujettis:

La manière dont sont collectés, utilisés et communiqués leurs renseignements personnels;
Quels sont leurs droits à l’égard de leurs données;
Qui est responsable du traitement des renseignements personnels collectés;
À qui ces renseignements sont transmis;
L’utilisation de fichiers témoins de connexion (« cookies ») * sur notre site Web.

En naviguant sur notre site Internet ou en utilisant nos systèmes ou nos services, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente politique et consentez à ce que vos données et renseignements personnels soient traités en conformité avec cette dernière.

1. Protection de la confidentialité

En conformité avec la Loi 25, nous vous informons que Shannon Bianca Millichamp, sera l’unique individu responsable de protéger la confidentialité de vos renseignements personnels et que vous bénéficiez de droits spécifiques concernant vos données personnelles :

Droit d'être informé
Droit d'accès
Droit à la rectification
Droit à la portabilité des données

Vous avez le droit de vous opposer à l'utilisation de vos données et de les retirer.

Pour exercer ces droits, vous pouvez consulter, modifier ou supprimer vos données. Pour nous signifier une question, un commentaire ou une plainte au sujet de cette politique, contactez la personne responsable de la protection des données personnelles pour Millichamp Médiation :

Nom : Shannon Bianca Millichamp

Courriel : smillichamp.mediation@gmail.com

Téléphone : 514-608-7795

2. En cas de fuite de données

Dans un contexte d'incident de confidentialité, Shannon Bianca Millichamp, s’engage à tenir un registre de tous les incidents et à prendre rapidement des mesures afin de diminuer le risque qu'un préjudice soit causé aux personnes concernées. De plus, Shannon Bianca Millichamp, en plus de vous informer directement, avisera la Commission d’accès à l’information de tout incident ou cyberattaque menaçant la confidentialité de vos données confidentielles ainsi que celle des personnes concernées dans les cas où il y aurait un risque de préjudice sérieux découlant de l’incident.

3. Quels sont les renseignements personnels collectés ?

Millichamp Médiation peut collecter des renseignements personnels sous diverses formes, mais ne le fera que par des moyens autorisés et uniquement aux fins nécessaires au bon fonctionnement de nos activités. Les renseignements personnels recueillis, ainsi que leur sensibilité, peuvent varier en fonction du contexte dans lequel se situent les interactions entre vous et Millichamp Médiation.

Voici les informations susceptibles d’être recueillies à l’aide de formulaires et grâce à l’interactivité établie entre l’utilisateur et notre site Internet:

Prénom et nom de famille, adresse courriel, ville de résidence, numéro de téléphone, ainsi que les autres données semblables servant à communiquer avec vous, à céduler un rendez-vous en médiation familiale via notre calendrier en ligne.

Voici les informations susceptibles d’être recueillies par le biais de technologies comme les fichiers témoins (« cookies ») * et vos interactions avec nous sur les médias sociaux ou sur le Web, notamment sur des sites tiers :

Adresse Internet (IP), type de navigateur, version du navigateur, pages de notre site que vous consultez, l’heure et la date de votre visite, le temps de consultation et toutes autres statistiques recueillies.

*Témoins et technologies signifient l’utilisation de fichiers témoins (« cookies »), des balises Internet, des pixels, des fichiers journal ou autres technologies pour collecter certains renseignements personnels relatifs aux visiteurs sur nos sites Web, ainsi que sur les destinataires de nos invitations et autres communications. Les témoins sont des éléments d’information transmis par le serveur au navigateur lors d’une visite du site Internet et qui permettent d’identifier de façon unique la connexion en cours.

4. À quelles fins utilisons-nous les données ?

Les informations collectées sont recueillies conformément aux finalités et aux objectifs fixés dans la présente politique de confidentialité. Voici les raisons pour lesquelles nous collectons vos renseignements personnels :

Aux fins de prestation de nos services professionnels et afin de fixer un rendez-vous en médiation familiale via la plateforme de rendez-vous en ligne.
Nous utilisons les « cookies », pour recueillir de l’information de façon anonyme afin d’établir le profil des visiteurs qui naviguent sur notre site, d’améliorer le service et l’accueil personnalisé, de créer un profil personnalisé de consommation, de créer des applications et de recueillir des statistiques. L’utilisateur n’a pas à accepter les « cookies » pour naviguer sur le site mais s’il refuse, il se peut qu’il ne puisse pas utiliser certaines fonctionnalités, par exemple les fonctions de personnalisation.

Cette liste comprend mais ne se limite pas aux raisons mentionnées ci-dessus. Nous utiliserons toujours les renseignements collectés selon les normes de l’OTSTCFQ.

5. Comment?

Nous assurons votre consentement. Nous privilégions l’obtention d’un consentement explicite, que ce soit verbalement, par voie électronique ou par écrit. Toutefois, le consentement implicite peut être raisonnablement déduit de l’action d’une personne. Par exemple, le fait de nous poser une question avec votre adresse électronique personnelle ou de nous faire parvenir vos coordonnées pour l’obtention d’un rendez-vous est considéré comme un consentement implicite à la collecte d’information contenant des renseignements personnels. Soyez cependant assuré que si nous recueillons vos renseignements personnels à une nouvelle fin, nous vous décrirons l’utilisation prévue et nous demanderons à nouveau votre consentement.

6. Modalités de contrôle, protection et d’accès aux renseignements personnels

Nous nous engageons à prendre toutes les mesures nécessaires pour protéger les renseignements personnels et à empêcher la vente ou le partage de vos données avec des tiers sauf si la loi l’exige, en cas de procédure judiciaire ou sans votre consentement. Nous pouvons toutefois divulguer à tout membre de notre organisation ou sous-traitants les données utilisateur dont il a raisonnablement besoin pour réaliser les objectifs énoncés dans la présente politique.

Il est à noter que notre site Internet ne peut garantir que les mesures de sécurité pourront empêcher une tierce partie malintentionnée d’obtenir et de prendre possession des informations échangées et gardées.

7. Demande d’accès, de retrait ou de correction

Vous pouvez, sous réserve de toute restriction de nature réglementaire ou contractuelle, consulter, faire corriger ou détruire les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Nous répondrons à votre demande dans un délai maximum de trente (30) jours à compter de la date de réception de la demande écrite et dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Des frais pourraient toutefois être exigés pour traiter votre demande.

Dans certaines circonstances particulières, nous pouvons refuser de vous fournir les renseignements demandés. Les exceptions à votre droit d’accès se traduisent notamment par le fait que l’information ne peut être divulguée pour des raisons légales ou de sécurité. Ces limitations sont décrites dans la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, C. A-2.1) ainsi que dans a Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, C. P-39.1).

Toute personne a le droit d’obtenir les renseignements personnels informatisés qui la concernent, détenus par Millichamp Médiation dans un format technologique structuré et couramment utilisé à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses.

8. Liens vers d’autres sites

Notre site Internet peut contenir des liens vers d’autres sites Internet. La présente politique de confidentialité ne vise que notre site Internet et ne s’applique pas aux sites web suggérés par des liens connexes apparaissant sur notre site Internet. Nous ne sommes pas responsables de leurs pratiques de confidentialité.

Notre site Internet utilise notamment la plateforme externe WIX, Calendly et Google (courriels). Comme nous ne sommes pas responsables des termes et conditions de ces plateformes, ni de leur politique de confidentialité, l’utilisateur doit prendre connaissance de leurs conditions d’utilisation avant de naviguer sur notre site.

9. Modifications apportées à la présente politique de confidentialité

Notre site Internet se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité afin de se conformer à d’éventuels amendements législatifs, de changements déontologiques ou d’améliorations des pratiques en tout temps, et ce, en affichant une nouvelle politique de confidentialité sur notre site sans préavis ni notification. La cueillette, l’utilisation et la communication de vos renseignements par notre site seront assujetties à la version de la politique de confidentialité qui est alors affichée et en vigueur. Il est donc important de consulter la section de notre site Internet pour bien comprendre les plus récentes dispositions en vigueur.

10. Conservation des renseignements personnels

Nous conservons l’ensemble de nos dossiers clients dans les solutions sécurisées pendant 7 ans.

11. Document écrit

L’utilisateur peut garder la présente politique de confidentialité sous forme de texte en imprimant le document complet. Cependant, cette politique, ou sa version modifiée, pourra en tout temps être retrouvée sur le Site pour consultation en ligne.

Notre politique de confidentialité a été mise à jour le 1 mai 2024.